Делопроизводитель/Помощник руководителя во Владивостоке

1. Документооборот:

1.1. Организация работы по обработке поступающей (входящей) в ОП документации, корреспонденции, писем в системе электронного документооборота ( до внедрения системы ЭДО в журнале входящей корреспонденции):
- получение любых почтовых отправлений, адресованных обособленному подразделению;
- регистрация в журнале входящей корреспонденции (после установки ПО — работа в базе 1С);
- доведение входящей корреспонденции до исполнителя согласно резолюции.

1.2. Организация работы по регистрации и отправке исходящей корреспонденции:
- регистрация исходящей корреспонденции;
- направление исходящей корреспонденции адресату посредством эл. почты;
- отправка почтовой корреспонденции (оригиналы писем, договоров, счетов и т.д.)

1.3. Организация учёта, хранения и контроль исполнения договоров ОП:
- регистрация и ведение реестра договоров и других документов в г. Владивосток/Арсеньев;
- контроль процесса согласования договоров после ввода системы 1С.

1.4. Обеспечение оперативного взаимодействия с центральным офисом по вопросам кадрового делопроизводства:
- сбор и направление необходимых документов на сотрудников, контроль полноты предоставления документов для подготовки кадровой службой ЛНА, приказов и т.д.);
- ведение табеля учета рабочего времени ОП;
- своевременное предоставление документов на сотрудников ОП лицу, ответственному за кадровое делопроизводство (при уходе в отпуск, убытие в командировку, в случае болезни и т.д.).

1.5. Учёт, хранение дел и документации ОП, подготовка и сдача в архив (при необходимости).

2. Обеспечение хозяйственной деятельности в г. Владивосток:

- инвентаризация мебели, оргтехники офиса г. Владивосток, ведение реестра;
- обеспечение сохранности материальных ценностей;
- обеспечение закупок для ведения операционной деятельности офиса (закупка бумаги, контроль своевременной оплаты, получения первичных документов от контрагентов, интернет, оплата офиса);
- организация встреч, совещаний, переговоров;
- ИСПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ ОБОСОБЛЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА.

3. Контроль поручений/плановая работа:

3.1. Оформление, учет и хранение протоколов совещаний, встреч:
- протоколирование результатов встреч, совещаний
- ведение реестра протоколов совещаний;
- направление протоколов участникам встреч, совещаний и контроль их исполнения.

3.2. Контроль исполнения поручений, задач, текущих вопросов.

3.3. Ведение контроля исполнения общего плана работ по проекту.

3.4. Контроль соблюдение ПВТР.

- Высшее образование;
- Желателен опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, делопроизводителем;
- Деловой стиль общения, грамотная речь, активность, опрятный внешний вид;
- Отличное знание ПК, орг. техники;
- Хорошие коммуникативные навыки.